La actividad de Sesiones (en inglés Sessions) permite a las organizaciones programar, gestionar y monitorear eventos directamente dentro de un curso. Soporta formatos de capacitación presencial, virtual y combinada, facilitando la coordinación de experiencias de aprendizaje en vivo junto con contenido autodirigido.
Sesiones proporciona un marco estructurado para organizar eventos de capacitación programados, gestionar inscripciones de aprendices, hacer seguimiento de la asistencia y enviar notificaciones automatizadas. Esta actividad está diseñada para apoyar a las organizaciones que ofrecen aprendizaje sincrónico, donde la capacitación ocurre en un tiempo y lugar específicos.
Beneficios clave
Gestión centralizada de la capacitación
Sesiones permite a administradores e instructores gestionar todos los eventos de capacitación programados desde dentro de un curso, asegurando que los aprendices puedan ver y registrarse fácilmente en las sesiones disponibles.
Formatos de entrega flexibles
Sesiones soporta múltiples métodos de entrega, incluyendo:
- Capacitación presencial en aula
- Webinarios virtuales
- Eventos de capacitación híbridos
- Talleres de varios días
- Sesiones de coaching o mentoría
Comunicaciones automatizadas
Los aprendices reciben mensajes automáticos cuando se registran en sesiones, incluyendo correos de confirmación e invitaciones de calendario. También se pueden enviar notificaciones por cancelaciones o actualizaciones.
Seguimiento de asistencia y finalización
Los instructores pueden registrar la asistencia para cada sesión y configurar requisitos de finalización basados en la participación.
Cómo funciona Sesiones
La actividad Sesiones organiza la capacitación usando tres componentes principales:
- Actividad
Una actividad de Sesiones se añade a un curso y representa un programa o evento de capacitación.
- Rutas
Las rutas permiten a los instructores agrupar sesiones en diferentes corrientes de entrega o caminos de aprendizaje.
Las rutas pueden representar:
- Ubicaciones de capacitación
- Niveles de aprendizaje
- Formatos de entrega (virtual vs presencial)
- Diferentes cohortes de aprendices
- Sesiones
Las sesiones representan los eventos programados específicos a los que los aprendices pueden asistir.
Cada ruta puede incluir una o múltiples sesiones, como clases recurrentes o fechas alternativas de capacitación.
Los aprendices pueden registrarse en las sesiones disponibles según la configuración de la actividad.
Habilitar la actividad de Sesiones
La actividad Sesiones puede ser habilitada por un administrador del sitio desde el panel de administración.
Para habilitar:
- Navega a:
Administración del sitio › Complementos › Módulos de actividad › Gestionar actividades
(o acceda directamente vía: https://your-site-url/admin/modules.php) - Ubica Sesiones en la lista de actividades.
- Haz clic en el icono Habilitar (ojo) para activar la actividad.
Una vez habilitada, la actividad Sesiones estará disponible para que los instructores la agreguen dentro de los cursos.
Nota: Si la actividad Sesiones no es visible, por favor contacta a su administrador de plataforma o equipo de soporte para asistencia.
Agregar una actividad de Sesiones a un curso
Para agregar una actividad de Sesiones:
- Navega al curso.
- Habilita el modo de edición.
- Selecciona Agregar una actividad o recurso.
- Elige Sesiones de la lista de actividades.
- Ingresa el nombre y la descripción de la actividad.
- Guarda la actividad y configure las rutas y sesiones.
Una vez creada, los instructores pueden definir rutas, programar sesiones y gestionar inscripciones de aprendices.
Gestión de Sesiones
Después de crear la actividad, los instructores pueden configurar y gestionar varios aspectos de la entrega de la capacitación.
Cómo crear Rutas (Tracks)
Las rutas permiten organizar las sesiones en caminos de aprendizaje estructurados.
Cada ruta puede incluir:
- Nombre y descripción de la ruta
- Número máximo de asistentes
- Asignación de instructor
Las rutas son útiles para separar la capacitación por formato, ubicación o cohorte.
Programación de Rutas
Dentro de cada ruta, los instructores pueden programar una o más sesiones definiendo:
- Fecha de inicio y fin
- Instrucciones o notas de la sesión
- Instructor o facilitador
- Límites de capacidad
Las sesiones pueden ser actualizadas, canceladas o reprogramadas según sea necesario.
Registro de Aprendices
Los aprendices pueden registrarse en las sesiones según la configuración establecida por el instructor.
Las opciones de registro pueden incluir:
- Autoinscripción por parte de los aprendices
- Reserva manual por instructores
- Sincronización de cohortes o reservas grupales
- Listas de espera cuando las sesiones alcanzan capacidad
Notificaciones
Sesiones soporta notificaciones automáticas para mantener informados a los aprendices.
Ejemplos incluyen:
- Correos de confirmación de reserva
- Invitaciones de calendario
- Notificaciones de cancelación
- Actualizaciones o recordatorios de sesión
Los administradores también pueden personalizar el contenido de estos mensajes.
Seguimiento de asistencia
Los instructores pueden registrar la asistencia para cada sesión programada.
Los datos de asistencia pueden usarse para:
- Rastrear la participación
- Apoyar requisitos de certificación o cumplimiento
- Contribuir a los criterios de finalización del curso
Se pueden configurar reglas de finalización para requerir asistencia a sesiones específicas o un número mínimo de sesiones dentro de una ruta.
Nota: Los instructores pueden registrar la asistencia en masa para gestionar eficientemente múltiples aprendices en una sesión.
Enviar mensajes a participantes
Los instructores pueden comunicarse directamente con los aprendices registrados en una sesión o ruta.
Los mensajes pueden enviarse a grupos de participantes según su estado, tales como:
- Todos los aprendices registrados
- Asistentes confirmados
- Aprendices que cancelaron
- Aprendices que asistieron o asistieron parcialmente
Esto permite a los instructores enviar recordatorios, actualizaciones o comunicaciones de seguimiento de manera eficiente.
Informes
La actividad Sesiones se integra con el Motor de Reportes Abiertos (ORE), permitiendo a los administradores crear informes personalizados para monitorear la entrega de capacitación, participación y asistencia.
Las siguientes fuentes de informes están disponibles para Sesiones:
- Actividades de sesión: Proporciona información sobre las instancias de actividad de Sesiones configuradas dentro de los cursos.
- Asistencia a sesiones: Rastrea los registros de asistencia de los usuarios que participaron en sesiones programadas.
- Asistentes a sesiones: Muestra usuarios que se han registrado o reservado en sesiones.
- Rutas de sesión: Proporciona detalles sobre las rutas creadas dentro de una actividad de Sesiones, incluyendo capacidad y configuración.
- Listas de espera de sesiones: Informa sobre usuarios que actualmente esperan un lugar disponible en una sesión.
- Sesiones: Proporciona detalles sobre eventos individuales de sesión, incluyendo programación e información de estado.
Los administradores pueden combinar estas fuentes con campos disponibles para generar informes detallados, tales como:
- Horas de inicio y fin de sesión
- Estado de la sesión
- Nombre y detalles de la ruta
- Número máximo y actual de asistentes
- Conteos de lista de espera
- Notas de la sesión
- Nombre del curso
- Configuración de la sesión
Estas capacidades de informes permiten a las organizaciones rastrear la programación de sesiones, la participación de los aprendices y los resultados de asistencia, apoyando la supervisión operativa y los informes de cumplimiento.
Integración con Calendario
Sesiones puede integrarse con herramientas de calendario externas como Google Calendar y Microsoft Outlook.
Los aprendices reciben invitaciones de calendario al registrarse, permitiéndoles seguir fácilmente las próximas sesiones junto con sus horarios existentes.
Soporte de Zona Horaria
Los horarios de las sesiones se muestran según la zona horaria configurada del usuario.
Los usuarios pueden configurar su zona horaria en los ajustes de su perfil para asegurar que los horarios de las sesiones se reflejen correctamente según su ubicación.
Habilitación de Comercio Electrónico
Sesiones puede monetizarse aprovechando el plugin de disponibilidad, permitiendo a las organizaciones ofrecer capacitación pagada o restringir el acceso basado en condiciones definidas.
Migración desde la Actividad Presencial
Las organizaciones que actualmente usan la actividad Presencial pueden hacer la transición a Sesiones usando una herramienta de migración integrada.
La herramienta de migración permite a los instructores convertir actividades Presenciales existentes en actividades de Sesiones mientras se preservan los datos de capacitación.
Durante la migración:
- Las sesiones existentes se convierten en rutas y sesiones.
- Se importa la información de los asistentes.
- La actividad Presencial original puede ocultarse o mantenerse.
Esto permite a las organizaciones adoptar Sesiones gradualmente sin interrumpir los programas de capacitación existentes.
Limitaciones Actuales
Soporte de Calificación:
A diferencia de Presencial, actualmente no se soporta la calificación para sesiones.Aprobación Relacionada con el Usuario:
Los flujos de aprobación (por ejemplo, aprobaciones de gerentes) aún no están disponibles.
Ejemplos de Casos de Uso
Capacitación corporativa de cumplimiento
Las organizaciones pueden programar sesiones de capacitación obligatorias donde los empleados seleccionan un horario adecuado. La asistencia se rastrea y reporta para apoyar requisitos de cumplimiento y auditoría.
Tutoriales y laboratorios en educación superior
Las instituciones pueden ofrecer múltiples sesiones de tutorial o laboratorio para un curso, permitiendo a los estudiantes elegir un horario preferido mientras los instructores gestionan la capacidad y monitorean la asistencia.
Capacitación en múltiples ubicaciones o formatos
Los programas de capacitación pueden impartirse en diferentes ubicaciones o formatos (por ejemplo, presencial y virtual) organizando sesiones en rutas, permitiendo a los aprendices seleccionar la opción que mejor se adapte a sus necesidades.
Programas de certificación y basados en habilidades
Los programas que requieren asistencia como parte de la finalización pueden usar Sesiones para rastrear la participación y asegurar que los aprendices cumplan con los requisitos necesarios para certificación o progreso.
Talleres y eventos dirigidos por instructores
Las organizaciones pueden gestionar talleres o eventos con capacidad limitada, permitiendo a los aprendices registrarse con anticipación, recibir notificaciones automatizadas y tener su asistencia registrada para fines de reporte.